Een ervaren ERP-specialist (zoals een Exact-consultant) inhuren kan jouw bedrijf enorm vooruithelpen – mits je de juiste persoon vindt en goede afspraken maakt. Maar we begrijpen dat het spannend kan zijn: je haalt iemand van buiten in huis, hoe voorkom je problemen of onverwachte kosten? In deze blog geven we praktische tips om risico’s te verkleinen bij het inhuren van een ERP-freelancer of -consultant. Van juridische checklist tot kwaliteitscontroles. Zo kun je met een gerust hart de stap zetten, zonder risico of tussenlagen zoals dure detacheringsbureaus (precies waar onze uitgebreide “Hoe bedrijven de juiste ERP-specialist vinden (zonder risico of tussenlagen)” gids op ingaat).
Een goede voorbereiding is het halve werk. Zorg dat je altijd een schriftelijke overeenkomst afsluit met de freelancer op basis van de uit te voeren opdracht. In een opdrachtovereenkomst leg je vast: de scope van het werk, de beoogde resultaten, looptijd, tarief/betalingsafspraken, en voorwaarden rondom geheimhouding, intellectueel eigendom, etc. [38]. Door zwart-op-wit te hebben wat jullie afspreken, voorkom je misverstanden achteraf. Bovendien helpt het om de freelancer niet onbedoeld als “schijnwerknemer” te behandelen – daar komen we zo op terug. Gebruik bij voorkeur een modelovereenkomst die voldoet aan de Wet DBA (Beschikking geen Loonheffing)[39], zoals de standaardmodellen van de Belastingdienst. Deze verklaren expliciet dat er geen dienstbetrekking is, wat jou beschermt tegen eventuele naheffingen. Het klinkt formeel, maar zowel jij als de freelancer zijn hierbij gebaat; het geeft helderheid en gemoedsrust.
Een hot topic in Nederland: schijnzelfstandigheid. Je wilt niet in een situatie belanden waarin de Belastingdienst achteraf oordeelt dat de freelancer eigenlijk als verkapte werknemer gezien wordt, met mogelijke boetes als gevolg[40]. Hoe voorkom je dat?
Houd je aan een paar vuistregels: - Meerdere opdrachtgevers: Zorg (voor zover jij invloed hebt) dat de freelancer niet fulltime exclusief voor jou werkt over een lange periode. Freelancers moeten idealiter minimaal 3 opdrachtgevers per jaar hebben, en niet meer dan ~70% van hun omzet van één klant[41]. Natuurlijk kun je iemand wel voor een langere opdracht inzetten, maar maak bijvoorbeeld afspraken dat hij/zij ook nog voor andere klanten kan werken tussendoor. - Geen gezagsverhouding: Behandel de freelancer niet als interne medewerker. Dus: geen verplichte kantoortijden of hem/haar opnemen in het reguliere rooster. Focus op de resultaten, niet hoe of wanneer precies iemand het werk doet (binnen redelijkheid). Dat onderscheid – resultaatverplichting vs. inspanningsverplichting – is juridisch belangrijk. - Gebruik modelcontract: Zoals gezegd, werk met een door de Belastingdienst goedgekeurde modelovereenkomst[39]. Daarin staan clausules die expliciet maken dat er geen werkgeversgezag is en dat de samenwerking tijdelijk is voor een bepaalde taak. - Check registratie: Controleer ook of de specialist ingeschreven staat bij de KvK als zzp’er en een btw-nummer heeft. Dit toont aan dat je met een echte ondernemer van doen hebt.
Door dit soort voorzorgsmaatregelen te nemen, minimaliseer je het risico dat de samenwerking achteraf als loondienst wordt bestempeld. Mocht je twijfelen, overleg met je boekhouder of jurist; zij kunnen vaak snel aangeven of je op het goede spoor zit.
Een belangrijk risico bij het inhuren is uiteraard: “Heb ik wel de juiste persoon te pakken?” Foutieve implementaties of advies kunnen veel geld kosten. Investeer daarom tijd in een degelijke screening van de kandidaat ERP-specialist:
Door te selecteren op kwaliteit en fit verklein je de kans op teleurstelling drastisch. Uiteindelijk wil je iemand die niet alleen technisch goed is, maar ook betrouwbaar en prettig in de omgang.
Een ERP-specialist krijgt toegang tot bedrijfskritische processen en data. Het is dus van belang om expliciete afspraken te maken over vertrouwelijkheid, security en eigendomsrechten:
Dergelijke afspraken zorgen ervoor dat je bedrijf niet onnodig risico loopt op lekken van gevoelige info of onenigheid over resultaten. Bovendien dwingt het beide partijen om vooraf na te denken over belangrijke randvoorwaarden, wat de samenwerking soepeler maakt.
Zodra de specialist aan de slag is, kun je risico’s verder beperken door goede project governance. Wat betekent dat concreet? Blijf als opdrachtgever betrokken en zorg voor duidelijke communicatie:
Bovenstaande klinkt als projectmanagement-basics, en dat is het ook. Maar in de hectiek van “snel iemand inhuren want we hebben nu hulp nodig” wordt het nog wel eens vergeten. Jij als opdrachtgever houdt zo vinger aan de pols en laat niets aan het toeval over.
Tegenwoordig zijn er ook platforms (zoals Matcherly) die opdrachtgevers en freelancers direct bij elkaar brengen binnen een bepaald vakgebied, in dit geval Exact ERP. Het voordeel van zulke platforms is vaak dat de freelancers voorgescreend zijn en dat het platform de administratieve zaken faciliteert (contracten, urenregistratie, betalingen). Matcherly bijvoorbeeld verbindt je met geverifieerde Exact-professionals met bewezen ervaring[42]. Dit kan helpen om een stukje van het genoemde voorwerk uit handen te nemen en toch met vertrouwen iemand in te huren. Bovendien zijn er vaak beoordelingen van eerdere klanten zichtbaar. Mocht er onverhoopt toch iets mis gaan, heb je een partij die kan bemiddelen. Dit is geen must – je kunt prima zelf alles regelen – maar wel het overwegen waard als je weinig ervaring hebt met zzp’ers inhuren en je comfort zoekt.
Het inhuren van een ERP-specialist hoeft helemaal niet risicovol te zijn, zolang je maar je huiswerk doet en duidelijke afspraken maakt. Zoals we hebben gezien: een goed contract, aandacht voor wetgeving, zorgvuldige selectie en regelmatig overleg zijn de pijlers onder een succesvolle en zorgeloze samenwerking. Veel van deze tips gelden trouwens net zo goed als je via een bureau iemand inhuurt, maar zonder tussenlaag heb je zelf direct de touwtjes in handen. En dat kan juist een voordeel zijn: je kiest zelf de expert die bij je past en bouwt direct een band op.
Met deze tips kun je met vertrouwen de juiste Exact-freelancer inschakelen. Zo profiteer je van gespecialiseerde kennis en flexibiliteit, zonder slapeloze nachten over mogelijke valkuilen.
💡Ben je op zoek naar een betrouwbare Exact ERP-specialist voor jouw project? Overweeg eens om via Matcherly te zoeken. Daar vind je geverifieerde consultants – en wij helpen je met duidelijke contracten en afspraken. Plaats vandaag nog je opdracht met minimaal risico en maximaal resultaat!
👉 Meld je aan voor Early Access
Meer weten over hoe opdrachtgevers de juiste ERP-specialist selecteren? Bekijk Hoe bedrijven de juiste ERP-specialist vinden (zonder risico of tussenlagen).